Druckvorlagen

Applikationsmenü / Drucken / Druckvorlagen
oder aus der Bildschirmansicht eines Drucks über Menü Vorlagen verwalten;
oder über Kontextmenü Text aus Vorlage für Positionsbereich im Formulareditor

Je Auswertungsart bzw. je Stammdatendruck existiert eine Druckvorlagenart.

Für jede Druckvorlagenart können Sie je nach Bedarf beliebig viele, verschiedene Formulare bereithalten, in denen spezielle Druckergebnisse hinterlegt sind.
Vor dem Start des Drucks haben Sie die Möglichkeit, eines dieser Formulare auszuwählen.

Seite Druckvorlagen

Alle Vorlagenarten stehen zur Bearbeitung ihrer Kennung und ihrer möglichen Optionen zur Verfügung, wenn die Maske "Druckvorlagen" geöffnet wird.

Vorlagenart

Das Vorlagen-Kennzeichen dient der Identifikation der Vorlagen.

Auswahldialog Druckvorlagen / Ausgabeziel anzeigen

Ist diese Option nicht gesetzt, entfällt beim Drucken die Frage nach der Vorlage und dem Ausgabeziel.

Auswahldialog Druckbereich / Druckereinrichtung anzeigen

Ist diese Option nicht gesetzt, entfällt zur Beschleunigung der Druckfunktion die Frage: "Drucken OK".

Standardvorlage
Hier kann für die Druckvorlagenart eine Standarddruckvorlage zugewiesen werden.

Hinweis:

Für den Druck der Aus- und Eingangsbelege können Sie in den Stammdaten über das Funktionsmenü Druckvorlagen [F11] interessenten-, kunden- bzw. lieferantenspezifische Druckvorlagen zuordnen. 

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Mit diesem Icon wird zwischen dem Übersichtsmodus und dem Bearbeitungsmodus der zur Verfügung stehenden Druckvorlagen gewechselt.

Übersichtsmodus

Über einen Doppelklick auf eine Vorlage, erhalten Sie die Möglichkeit, diesen Eintrag zu bearbeiten.

Bearbeitungsmodus = Vorlagen verwalten

Über diese Ansicht werden alle Formulare einer Vorlagenart verwaltet.
Wurde die Druckvorlagen-Maske aus der Seitenvorschau geöffnet, steht die entsprechende Vorlagenart zusätzlich in der Überschriftzeile.

Eine spezielle Funktionsleiste enthält die möglichen Aktionen.

Über "Neu" oder "Bearbeiten" erhalten Sie eine weitere Eingabemaske:

Name

Das Datenfeld beinhaltet den Dateinamen der Druckvorlage.
Ein vorangestelltes ! kennzeichnet die vom Programm mitgelieferten Systemvorlagen.

Bezeichnung

Die hier eingetragene Bezeichnung erscheint im Druckdialog zur Formularauswahl. Sie kann bis zu 80 Zeichen lang sein.

Speicherort

Mit der Auswahl des Speicherortes bestimmen Sie gleichzeitig die Verfügbarkeit.

• Programm
  Die Vorlage ist in allen Mandanten verfügbar, wobei optionale Einstellungen (Standardvorlage, Archivierung) mandantenspezifisch verwendet werden. Die Sicherung erfolgt im Rahmen der Programmdatensicherung.
• Mandant
  Die Vorlage ist nur im aktiven Mandant verfügbar, sie wird im Rahmen der Mandantendatensicherung mit gesichert.
• Land (Deutschland, Österreich, Schweiz)
  Die Vorlage ist nur in Mandanten mit entsprechendem Mandantenland verfügbar. Optionale Einstellungen (Standardvorlage, Archivierung) werden mandantenspezifisch gespeichert. Die Sicherung der Druckvorlagen erfolgt im Rahmen der Programmdatensicherung.
  Hinweis: Bei vorhandenem DACH-Modul stehen alle Länder zur Auswahl.

Inaktiv

Inaktiv gesetzte Druckvorlagen stehen in der Druckvorlagenauswahl nicht zur Verfügung, können aber als Folgedatei einer Druckvorlage gedruckt werden.

Folgedateiname
Es besteht die Möglichkeit, im Anschluss an den Ausdruck einer Druckvorlage eine weitere Vorlage zu drucken.
Diese ist als Folgedatei hier einzutragen.

Beispiel:

Sie haben zwei Drucker, auf denen Sie jeweils die Originalrechungen für Ihre Kunden und die Kurzversionen für Ihre Ablage ausdrucken.
Hinweis:
In der Folgevorlage kann wiederum ein Folgedateiname eingetragen werden. Alle Folgevorlagen werden vollständig (ohne Eingrenzung von Seitenzahlen) ausgedruckt.

"Extras" bietet weitere Funktionen:

Kopieren

Es bietet sich meist an, ein neues Formular für eine Druckvorlagenart durch Kopieren einer vorhandenen Vorlage zu erstellen und entsprechende Änderungen oder Ergänzungen mittels Formulareditor vorzunehmen, als mit einen neuen, leeren Formular zu beginnen.

Ausschleusen

Um sicherzustellen, dass von außen dazukommende Formulare auch auf Rechnersystemen, auf denen möglicherweise die im Formular verwendeten Formularbausteine, Schriften, Formate und Etiketten nicht vorhanden sind, ordnungsgemäß gedruckt werden können, sollte man die Quellformulare "ausschleusen".
Mit diesem Vorgang erhält man eine spezielle Datei, die das Formular und die entsprechenden Schriften, Formate und Etiketten enthält.
Beim Ausschleusen von Druckvorlagen ist eine Mehrfachauswahl möglich.

Einschleusen

Ein "ausgeschleustes" Formular wird wieder zum normalen Formular, und die darin verwendeten Formularbausteine, Schriften, Formate und Etiketten werden um die "Mitgebrachten" ergänzt. Hierbei kann auf schon vorhandene Druckvorlagen gespeichert werden.
Beim Einschleusen von Druckvorlagen ist bei der Dateiauswahl eine Mehrfachauswahl möglich.

Nach dem Einschleusen eines Druckformulars erhalten Sie ein Hinweisfenster welche Formularbausteine, Formate, Schriften und Etiketten noch nicht vorhanden und entsprechend angelegt wurden.

Druckvorlage kopieren von ...

(nur bei Belegvorlagen)
Druckvorlagen können hiermit von anderen Belegtypen kopiert werden. Alle verfügbaren Formulare werden in einer Druckvorlagenauswahl angezeigt.

Systemvorlagen inaktiv setzen

Über diese Funktion können alle Systemdruckvorlagen der Vorlagenart für die Druckvorlagenauswahl inaktiv gesetzt werden.

Text aus Vorlage

Im Formulareditor können Sie den kompletten Positionsbereich oder ausgewählte (fertige) Platzhalter anderer Druckvorlagen über das Kontextmenü Text aus Vorlage in die aktuelle Druckvorlage kopieren.

Mit der Auswahl der entsprechenden (Muster-) Druckvorlage in der Maske "Druckvorlagen" öffnet sich eine Maske mit dem Inhalt des Positionsbereichs.

Seite Archivierung

Auf der Seite Archivierung geben Sie den Typ der Archivierung an.
Es stehen die Archivsysteme Ablage (PDF), ELO, EASY, docuvita und SelectLine DMS bzw. Keine zur Verfügung.
Definieren Sie hier die Standard-Archivierungsparameter für die Druckvorlage bzw. erhalten Sie die Liste der bereits archivierten Dokumente.

Ist ein Archivsystem ausgewählt (also nicht "Keine"), steht Ihnen im Dialog Ausgabeziel für Auswertungen zusätzlich die Option "Archiv" zur Verfügung.

Hinweis: Die in der Druckvorlagenverwaltung getroffenen Einstellungen (Archivierung, Inaktiv, Folgevorlage) werden nur für den aktuellen Mandanten gespeichert!

Siehe auch: Funktionalität in Stammdatenmasken, Funktionalität in Tabellen